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エクセルの職場での使い方と、XLOOKUPいいかも

IT

会社で働くのに、エクセルのスキルは重要でしょうか?

複数の会社で仕事をして思ったのが、業態や働く部署によりエクセルの使い方が全然違ったということです。

ITでは主に「設計書作成やプロジェクト管理のためのツール」
リテール本部では「データ集計のツール」
運用会社では「数値計算のツール」として。

新しい職場ではこれまでとは違う、エクセルの使い方が求められました。

つまり、エクセルのスキルは、新しい仕事をする上ではあまり関係なかったかも、と思ったのです。

とにかく、なんでもいいからやってみる。

その精神のおかげで、今日までやってこれたかなと思います。使い方自体はネット環境があれば、調べられるのですもの。あとは周りの人に恵まれたことも、大きかったかもしれません。

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【IT】設計書作成やプロジェクト管理のツールとして利用する

2000年代初めまでは、システム設計書類を作ると言えば、システム構成図フローチャートなどのお絵かきから、テスト項目などの一覧形式での記述に加え、プロジェクトのスケジュール管理WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)などで、エクセルを使っていました。

・罫線操作 (表示/非表示、線の太さ/形状、色)
・図形操作 (色、パターンづけ、グループ化、前面背面配置)
・VBA (マクロの記録で作成するような簡単なもの)
・単純な関数式 (合計や平均、作業の進捗率計算など)

この時は、エクセルの代名詞である「表計算ソフト」の、「表」の部分は良く使っていましたが、「計算」についてはSUMIF関数程度の単純なことでしか、利用していなかったです。

今なら、そもそも図形描写は専用のツールを使うでしょうし、スケジュール管理やWBSもBacklog、Redmineといったツールを利用する事が多いでしょう。

そして、昔と今のシステム開発手法の違いウォーターフォールモデル:設計/開発/テストと作業工程をきっちり決めて開発 → アジャイルモデル:小さな単位で設計/開発/テストを繰り返し、開発期間を短縮して開発)から、フローチャートなどは、出来上がったプログラムから生成するようですし。

【リテール本部】データ集計のツールとして利用する

銀行のリテール業務を取りまとめる部門で、仕事をしていたこともあります。

国内全支店の、ABC(Activity Based Costing:活動基準原価計算)を使った損益計算表を作成していたのですが、いろいろな種類のデータを集めて一つにまとめる作業でした。ここにきて、エクセルのデータ集計機能を使うことを経験しました。

・カーソル操作 (Ctl+矢印、Ctl+Shift+矢印)
・データ参照の関数式 (キー項目でデータの紐付けが可能な「VLOOKUP」、見た目対策の「IFERROR」、フレキシブルにセルを参照する「INDIRECT」など)
・VBA (手元利用のツールとして組み込み)

初めてVLOOKUP関数を引き継ぎで教わり、前任者は私がその関数を使ったことがないことに驚いていましたが、私も驚きました。エクセルでもこんなことが出来るんだって。

こちらも今や、ERP(Enterprise Resource Planning:企業の資源 ヒト・モノ・カネ・情報 を有効活用するために各業務を統合し効率化を図る)のシステム導入で、各部門で持っているデータを集める必要も無ければ、エクセルを駆使してレポートを作らなくても実現可能になっていますね。

【運用会社】数値計算のツールとして利用する

運用会社では、先の二箇所とはまた違った使い方が多かったです。それは計算式を使って数字を導き出すってこと。

ファンドのパフォーマンス計算から始まり、リスク(標準偏差)金利の予想値算出などこれまで使ったことのない計算式や関数でエクセルを利用しました。また、Bloomberg端末(ブルームバーグ端末:経済や金融情報を取得したり、ファンド管理なども可能な専用端末)で利用する、Bloomberg関数も初めてでした。

・ファンドのリスク/リターン計算 (標準偏差には「STDEV.P」、年率換算には「SQRT」)
・配列関数式 (保有銘柄比率に応じた数値計算によく使っていた「SUMPRODUCT」)
・Bloomberg関数 (Bloomberg アドイン機能の取込みで利用する「BDP」「BDH」など)

Bloomberg端末は、当初は情報取得端末としての利用が主でしたが、後半ではBloomberg自体の機能追加もありファンド管理のためのツールとしての、利用場面も増えました。

設定さえ正しくできれば、エクセルより簡単に欲しい数字が出せます。

 エクセルのスキルはあまり重要ではない

エクセルを使う上では、前職の知識をそのまま利用できた訳ではありませんでした。

新しい職場では新しい使い方が必要で、教えてもらったり調べたりして仕事をしていました。
エクセルの使い方だけだったら、ネットの情報でほとんどが解決できるし、エクセル以外にも専門分野に特化したツールや、グーグルスプレッドシートといった表計算ツールもあります。

もはやエクセルが必須じゃない世界も想像できる訳で。
「エクセルのスキルがあります!」っていうのは採用ポイントじゃ無いかも・・。

そうなると、「とにかく、なんでもいいからやってみる」精神が大事。

ああでも無いこうでも無いとやっているうちに、それが出来る人になっていますから。

「XLOOKUP関数」は痒いところに手が届いた

そう言えば、これを書いている過程で、エクセルの「XLOOKUP関数」というのを目にしました。VLOOKUP/HLOOKUPの進化版です。(Office365以降)

これメチャいい気がするんです。

・列番号不要で検索範囲を指定すればいい
・キーとなるデータの左側も検索範囲にできる
・データが見つからない場合の入力値が指定できる

この三つ、VLOOKUPやHLOOKUPを使っていて、追加のIF文や参照列の追加で対応していましたた。それが、一つの関数でカバーできるなんて!!

=XLOOKUP(検索値,検索範囲,戻り配列,[見つからない場合],[一致モード],[検索モード])

まだまだエクセル使いそうね。

 

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